Бухучет — аутсорс или штат?

На Западе аутсорсинг бухгалтерских услуг является самым популярным способом ведения учета, им пользуется большинство небольших компаний.

Рассмотрим основные выгоды, риски и недостатки ведения бухгалтерского и налогового сопровождения с помощью обслуживающей компании.

Во-первых, аутсорсинг бухгалтерских услуг помогает сократить затраты фонда оплаты труда, снизить налоговую нагрузку, сократить арендные площади для ведения бизнеса, полностью отказаться от дополнительных издержек, связанных с  покупкой/обновлениями лицензий программного обеспечения, расходных материалов и обустройством рабочих мест.

Финансовая выгода наиболее очевидна для вновь созданных организаций, компаний с небольшими оборотами и небольшой численностью сотрудников.

В частности, на основании проведенных нами маркетинговых исследований, и используя примеры предприятий, находящихся на обслуживании в нашей компании, мы можем смело заявлять о более чем полумиллионной выгоде в год  в случае отказа от традиционной бухгалтерии в пользу бухгалтерского аутсорсинга. Речь идёт прежде всего о компаниях малого бизнеса с численностью штатных сотрудников до 20 человек.

Второе очевидное преимущество кроется в перераспределении ответственности. Например,  аутсорсер, заключив договор с вами, обязан представлять ваши интересы перед государственными органами, всесторонне отстаивать их в случае проверок и нести материальную ответственность за выполненные отчёты и консультации в случае наложения штрафов. Конкурентный рынок таких услуг накладывает необходимость предоставления гарантий и страхования рисков. Не говоря уже о порядке в документах и налоговых платежах, который вы получаете по умолчанию.

В-третьих, вместо консультации с одним (несколькими) специалистом (ами), который может и не знать все тонкости бухучета (в малых предприятиях бухгалтера зачастую не способны правильно заполнить декларацию, ведомость или первичный учетный документ), вы получаете возможность обратиться к опыту и квалификации целой команды специалистов во главе с персональным главным бухгалтером и использовать чужой профессиональный опыт и знания.

В- четвёртых, вы получаете оптимизацию организационной структуры и бизнес- процессов фирмы. Учитывайте, что в противовес штатным сотрудникам обслуживающая компания не уходит на больничный, не берет отпуска и/или отгулы.

Еще одним неоспоримым преимуществом  вывода бухгалтерии на аутсорсинг можно назвать гибкость передачи бухгалтерской базы и первичных документов на любом этапе деятельности и в каком угодно состоянии. Главный бухгалтер уволился, пропал накануне сдачи отчетности? Потерялись/сгорели/украдены все подотчетные документы? Для аутсорсинговой компании это не препятствие!

В основе стандартных опасений предпринимателей лежть нечёткое понимание самого процесса оказания услуги, ложное представление о полной подконтрольности штатного бухгалтера.

Первое и самое главное опасение для руководителя любой компании, сдерживающее его от использования бухгалтерского аутсорсинга, боязнь утечки конфиденциальной информации. Однако какие могут быть гарантии неразглашения «секретной» информации тем же штатным сотрудником?   Компания-консалтер, насчитывающая  многолетнюю историю и дорожащая своей репутацией и добрым именем на рынке, едва ли станет разглашать полученную в ходе оказания услуг информацию. Кроме того подобное условие обычно является неотъемлемой частью договора с Заказчиком. Если же факт передачи информация  третьим лицам имел место быть, помните, что возмещение убытков с должностного лица — длительной и трудоемкий процесс, предполагающий лишь частичное возмещение убытков. Тогда как удержание издержек с консалтинговой компании  возможно в полном объёме.

Во-вторых, услуги аутсорсинговых компаний имеют более размытые критерии оценки их эффективности. Как показывают данные статистики, около 1/5 части всех руководителей, пользующихся услугами аутсорсеров, недовольны их профессионализмом. Однако  объективную эффективность  деятельности отдельного специалиста или целой команды консалтинговой компании может доказать лишь проведенная аудиторская экспертиза или выездная налоговая проверка. В любом случае мы советуем выбирать подрядчика более тщательно и стараться сформулировать важные для вашего бизнеса критерии в договоре.

Третье опасение – сложность документооборота. В этом случае мы рекомендуем  выбирать провайдера с максимально удобными для вас условиями, вести реестр документов и фиксировать подписями любую их передачу.

Следующее опасение руководителя  заключается  в отсутствии оперативных данных, которые необходимы для принятия своевременных  управленческих решений.  Когда обслуживающий вас специалист работает по удаленному доступу, оперативно решать производственные вопросы получается не всегда. На текущий момент уровень информационных технологий, наличие специального ПО и приложений дают простор для онлайн коммуникаций с собеседниками из любой точки планеты.

Серьёзным препятствием для заключения договора с обслуживающей компаний может стать и сомнения предпринимателя на предмет знания аутсорсером конкретной специфики бизнеса. В этом случае проблема решаема поиском компании, зарекомендовавшей себя в качестве эксперта в конкретной или смежной с ней нише бизнеса.

Кроме того, в качестве проверки выбранной вами компании «на прочность» можно доверить ей частичный аутсорсинг, разовую бухгалтерскую услугу (к примеру, среди малых и средних предприятий, которые не подлежат обязательному аудиту, популярностью пользуется услуга бухгалтерской экспертизы документооборота, позволяющей проверить компетентность штатного бухгалтера, правильность отражения фактов ФХД в бухгалтерском или налоговом учете) или заказать тест-драйв услуг. Подобный опыт даст понимание о перспективах дальнейшего сотрудничества и поможет развеять ваши сомнения.

Вывод: Бухгалтерия на аутсорсинге — достаточно эффективная мера. Даже, если она не приведёт к существенной экономической выгоде (затраты внешней компании по оказанию услуг окажутся соизмеримыми с затратами на собственных специалистов в штате), она позволит сохранить (а иногда и значительно улучшить) качество предоставляемых услуг, оптимизировать численность и загрузку персонала (как выведенного за штат, так и того, что остался в компании) и сосредоточиться на решении стратегических задач бизнеса, делегировав рутинные непрофильные задачи узконаправленным специалистам.